لدى التدقيق في قيود وحسابات الهيئة التنفيذية للتخاصية من قبل ديوان المحاسبة تبين وجود عدد كبير من الملاحظات والاختلالات سواء في الصندوق او الرواتب والاجور او المستودعات وسجلاتها وسجلات حركة السيارات.
واكد التقرير عدم تطابق القيود المحاسبية ومخالفات في النظام المحاسبي في الهيئة بشكل كبير فيما برزت عدة ملاحظات في آلية صرف الرواتب والاجور والمكافآت.
اما فيما يتعلق بالمستودعات فقد بين تقرير عدم قيام الهيئة بتشكيل لجان جرد ومطابقة والارصدة وعدم دقة المستندات. كما تبين تجاوزت مخصصات بعض السيارات من مادة البنزين ووجود نقص في المحروقات. وجاء تحت بند النقد في الصندوق ولدى البنوك عدم ارفاق امر الشراء الصادر من الوحدة التنفيذية للتخاصية وفاتورة المطبعة لبيان عدم جلود وصولات المقبوضات التي تم طباعتها للوحدة واستلامها بتاريخ ١٠ / ١٠ / ١٩٩٨ . عدم ترحيل كافة وصولات المقبوضات على دفتر اليومية خلافا لاحكام المادة ٢٠ / أ من النظام المالي للهيئة رقم ١٠٣ لسنة ٢٠٠١. ل
ا يتم تنظيم سند قيد بالمبالغ المودعة من قبل وزارة التخطيط منحة usaid في حساب الهيئة بالبنك المركزي خلافا لاحكام المادة ٢٣/ ج من النظام المالي للهيئة اعلاه. لا يتم تنظيم وصول مقبوضات لجميع المبالغ التي يتم قبضها من قبل امين الصندوق خلافا لاحكام المادة ١٨ / أ من النظام المالي للهيئة ومثال ذلك ما تم ايداعه بموجب فيشة الايداع لدى البنك المركزي بتاريخ ٢١ / ١٢ / ٢٠٠٥ بقيمة «٢٧٠ر٧٥» دينارا علما بان المبلغ المقبوض بموجب الوصولات المالية للمبلغ المودع هو ٢٧٠ر٦٧ دينارا. عدم تحويل فائض المخصصات في نهاية السنة المالية للخزينة حيث بلغت في نهاية عام ٢٠٠٥ مبلغ ٠٥٧ر١٠٢ دينارا، وذلك خلافا لاحكام المادة «٢٠» من النظام المالي رقم «٣ » لسنة ١٩٩٤ والتي تنص على «تلغى حكما المخصصات المعتمدة لاي دائرة في الموازنة التي لم تصرف خلال السنة المالية المعنية الا اذا قرر الوزير غير ذلك».
الرواتب والاجور: صرف مكافآت شهرية بشكل مستمر لبعض الموظفين المكلفين بالعمل لدى الهيئة خلافا لما نصت عليه كتب التكليف الصادرة عن دوائرهم دون بيان السند القانوني للصرف علما بانهم يتقاضون رواتبهم الشهرية من دوائرهم الالاصلية حيث تراوحت هذه المكافآت ما بين ٧٥ الى ١٠٥٠ دينارا. تم تجديد الاتفاقية المبرمة في عام ٢٠٠٥ ما بين الهيئة وكل من: - المستشار الاعلامي «.....» وقد تم زيادة المبلغ المصروف له من «٠٠٠ر٩» دينار الى مبلغ «٠٠٠ر١٥» دينار عام ٢٠٠٦. - المستشار الاعلامي «....» وقدتم زيادة المبلغ المصروف له من «٨٠٠ر٤» دينار الى «٦٠٠ر٩» عام ٢٠٠٦ .
علما بانه لم يطرأ اي تعديل على شروط الاتفاقية المبرمة معهما خلال عام ٢٠٠٦ . سجلات موجودات المستودعات: أ- لا تقوم الهيئة بتشكيل لجان جرد لموجودات المستودع ومطابقة الارصدة الدفترية مع الرصيد الفعلي ورفع تقاريرها المعززة بالكشوفات الضرورية للجهات المختصة متضمنة ملاحظاتها وتوصياتها خلافا لاحكام المواد «١٣ /أ» و «١٤ / ج» من تعليمات رقم «٥» لسنة ٢٠٠٤ الصادرة استنادا للمادة «٦٩» من نظام اللوازم رقم «٣٢» لسنة ١٩٩٣ .
عدم قيام الهيئة بابراز ما يلي لغايات التدقيق: - نسخة مستند الاخراج الصادر عن دائرة اللوازم العامة للهيئة والذي بموجبه تم تزويد الهيئة بجلود الادخالات رقم ٢٩٥٠٠١ - ٢٩٦٠٠٠ ودفاتر جلود الاخراجات رقم «٣٧٨٠٠١-٣٧٩٠٠٠» دفتر جلد الادخالات رقم ٢٩٥٠٥١ - ٢٩٥١٠٠ . دفتر جلد الاخراجات رقم ٣٧٨٠٠١ - ٣٧٨٠٥٠ ». لدى اجراء الفحص الفجائي على مستودع الهيئة تبين ما يلي:
عدم مطابقة الارصدة الدفترية مع الموجود الفعلي لمعظم ارصد اللوازم التي جرت عليها عمليات الفحص الجوهري بسبب عدم تسجيل وترصيد هذه المواد في سجلات اللوازم.
فتح سجل لوازم جديد كل عام بحيث لا يتم نقل ارصدة مواد السنة السابقة للسجل الجديد الامر الذي ترتب عليه عدم معرفة الرصيد الفعلي لهذه المواد. سجلات حركة السيارات:
أ- بلغت كمية المحروقات المستلهكة زيادة عن المخصص للسيارتين رقم ٧٢٣٥٠ و ٢٨٥٥١ ما مقداره «٢٢٥» و «٢١٠» لتر بنزين على التوالي خلال عام ٢٠٠٥ وذلك وفقا لتعديل السيارات في عام ٢٠٠٤ .
ب- وجود نقص في كمية المحروقات المصروفة للسيارة رقم ٢٧٩٦٩ عن المعدلات المقررة حسب قرار لجنة تعديل استهلاك السيارات في عام ٢٠٠٤ بمقدار «٤٥٢» لتر بنزين. - لم يتم تعديل استهلاك السيارة رقم «٢٨٥٩٢» من المحروقات حسب الاصول. التوصيات:
١- التقيد باحكام النظام المالي للهيئة.
٢- العمل على تحويل فائض المخصصات في نهاية السنة المالية للخزينة العامة.
٣- بيان اسباب تعديل العقود المبرمة مع بعض المستشارين ورفع المبالغ المدفوعة لهم بصورة كبيرة.
٤- التقيد باحكام نظام اللوازم رقم «٣٢» لسنة ١٩٩٣ .
٥- ابراز جلود الادخالات والاخراجات للتدقيق.
٦- بيان اسباب الفرق في استهلاك السيارات الفعلي عن كمية المحروقات وفق المعدل. الاجراء: ما زال الموضوع قد المتابعة.