ما هى خطوات التخطيط ؟6

 ما هى خطوات التخطيط ؟

الخطوة رقم 1 :

الخطوة الأولى هي أن تحدد أوقات عملك الفعلية ، و ذلك بعد تنحية الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات التي عليك أن تحضرها و ألأحداث المهمة التي تجري خارج مكتبك ، و التي قد تعطلك عن عملك و ما إلى ذلك ، تذكر أيضاً أن تحسب الأمور الخاصة بحياتك الشخصية مثل مباراة كرة القدم التي يشارك فيها ابنك ، و الحفل الذي ستعزف فيه ابنتك مقطوعة موسيقية على البيانو ، هذه الأمور الشخصية سوف يتم تحديدها في جلسة التخطيط للأهداف التي تناولناها سابقاً . لذا فلا تنساها بمجرد أن تحدد هذه الأمور فتعامل مع الوقت المتبقي على أنه وقت عملك الفعلي ثم انتقل للخطوة رقم 2 .

الخلاصة :

لا تستبعد هذه الخطوة من العملية ، فهناك أوقات لن تستطيع أن تعمل فيها فقم باستبعادها لكي تستطيع التخطيط جيداً .

خطوة رقم 2 :

ها أنت الآن قد حددت أوقات عملك الفعلية لكل يوم ، إذن فقم بتحديد المهام ذات الأولوية القصوى التي يجب عليك أن تنجزها في هذا اليوم ، لكي يكتب ليومك هذا النجاح .

خصص لهذه المهام الوقت اللازم لها ، و ضع هذه المهام على رأس قائمة المهام التي ستنجزها 

لا تنسى أن قائمة المهام الواجب تنفيذها هي إحدى خطوات هذه العملية ، و لابد لهذه القائمة أن تتوافق مع جدول أعمالك .

الخلاصة :

تحظى هذه المهام بأهمية قصوى و إنجازها يعني نجاح يومك . حاول أن تنجز هذه المهام يوماً بيوم في الوقت المخصص لها ، و سوف يحقق نجاحاً لكل يوم .

الخطوة رقم 3 :

هي أن تخطط لمهامك الدورية المعتادة التي ينبغي عليك أن تنجزها يومياً أو اسبوعياً ، مثل تلك المهامك الإدارية التي حدثتك عنها سابقاً ، أو مهمة إعداد التقارير التي تكلف بها كل يوم جمعة ، غالباً ما تكرر هذه المهام و من ثّم يسهل عليك أن تدونها في مفكرتك تلقائياً و بسرعة .

الخلاصة :

هذه المهام تستغرق وقتاً ، و لكن إذا خطتت لها بشكل دوري سوف تستغرق أقل وقت ممكن ، و لن تضطرك لأن تتأخر نصف ساعة عن معادك كل يوم .

الخطوة رقم 4 :

إنك من خلال الخطوة رقم 4 سوف تقوم بتخصيص بعض الوقت للأمور الطارئة التي تحدثنا عنها في الفكرة رقم 40 ، خصص وقتأً في جدول أعمالك للتعامل مع الأمور الطارئة ، و اعلم أنه ليس من الضروري أن تحدث بمجرد أنك خصصت لها وقتاً . و لكنك سوف تكون مسروراً عندما تحدث لأنك قد استعددت لها . إنك بتخصيص وقتاً في جدولك للتعامل مع الأمور الطارئة فإنك تكون قد استعددت جيداً لما يمليه عليك الواقع للأمور التي لم تكن في الحسبان . و لكن اعلم أنك لو لم تبادر بتخصيص الوقت مبكراً ، فستداهمك هذه الأمور الطارئة و سيصعب التعامل معها ، و سينتهي بك الأمر إلى أن تضطر للعمل لساعة متأخرة .

الخلاصة :

فقط أنت الوحيد الذي تستطيع أن تقدم حجم الوقت الذي تخصصه للأمور الطارئة و ذلك بناءً على تجاربك اليومية ، فلا تنسى أن تفعل ذلك يومياً ، فستحتاج هذا الوقت يوماً ما .

الخطوة رقم 5 :

ها أنت على وشك تحقيق هدفك ، و لا ينبغي أن يكون هذا قد استغرق منك وقتاً كثيراً ، الآن ابدأ في التخطيط لوقت تستغله في تحقيق بعض الأهداف الشخصية و المهنية قد يكون وقتاً للقراءة ، أو لإجراءات الأبحاث ، أو وقتاً تتلقى فيه دورة تدريبية عن طريق الانترنت ، أو عن طريق شيئاً آخر ، المهم أنك أدركت ما أعنيه .

إنه وقتك أنت فلتفعل به ما يحلو لك ، إن هذا سوف يتوقف على أهدافك الشخصية و المهنية التي تحدثنا عنها سابقاً ، إن قدر الوقت الذي سيتبقى لك لكي تمارس هذه الأنشطة يتوقف على ما حققته في الخدوات الأربع الأولى ، إذا لم يتبقى لديك وقت لهذا فقم بإجراء بعض التعديلات على جدول مهامك ، لابد أن يكون لديك يوماً و لو مقدار قليل من الوقت تكرسه لهذه الأنشطة ، السبيل الوحيد لهذا أن تضع هذا الوقت في حسابك منذ أن تبدأ في وضع جدولك من الأساس .

الخلاصة :

إن هذه الخطوة لا تقل أهمية أبداً عن الخطوات السابقة ، لا تنسى هذه الخطوة ، و لا نتغاضى عنها في أي يوم من الأيام لأنك إذا تغاضيت عنها اليوم سوف تتغاضى عنها غداً ، و حتى قبل أن تدرك هذا ستجد أنك لا تكرس أي وقت لنفسك فلا تسمح لهذا بأن يحدث .